Tipps und Tricks, um Hybrid Work zu meistern

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Hybrid Work: MitarbeiterInnen definieren selber, wo sie am besten arbeiten

Vor der Corona-Pandemie gab es für viele Unternehmen nur eine Option: Office-only. Während der Pandemie wurde für viele MitarbeiterInnen die Home-Office Variante eingeführt. Inzwischen hat sich allerdings eine weitere Option herauskristallisiert: Hybridarbeit.

Hybrid Work liegt irgendwo in der Mitte zwischen Office-only und Home-Office und gibt den Mitarbeitern die Möglichkeit selbst zu entscheiden, ob sie ins Büro gehen oder lieber zu Hause arbeiten wollen. Die globale Pandemie hat den Unternehmen aufgezeigt, dass es möglich ist, Remote-Meetings erfolgreich durchzuführen und auch von zu Hause aus produktiv zu arbeiten. So können die MitarbeiterInnen nun selber definieren, wo sie am besten arbeiten. Die heutige Technologie ermöglicht es uns, verschiedene Räume miteinander zu verbinden und einen einheitlichen virtuellen Ort zu schaffen, an dem wir unsere Arbeit erledigen. 

Was bedeutet Hybrid Work? 

Hybridarbeit hat viele Varianten und kann auf verschiedenste Art zusammengesetzt werden. Je nachdem wie es deine Arbeit und die Kultur in deinem Unternehmen erlauben, besteht die Möglichkeit, einen Teil der Woche vor Ort und den anderen Teil remote zu arbeiten. In anderen Unternehmen arbeiten die MitarbeiterInnen entweder ganztags im Home-office oder ganztags vor Ort und wieder andere erlauben vielleicht eine Kombination aus beidem. Hier ist alles möglich, solange es vorher abgestimmt wird. 1

Wie führt man ein hybrides Arbeitsmodell ein?

Um ein für dein Unternehmen geeignetes Hybridmodell zu entwickeln, solltest du vorab die Bedürfnisse deiner Angestellten abfragen. Wenn du die MitarbeiterInnen in deine Vision mit einbeziehst, kannst du ein Arbeitsmodell schaffen, das die MitarbeiterInnen motiviert, ihre Arbeit bestmöglich zu erbringen.  

Erstelle eine Umfrage für deine MitarbeiterInnen, um deren Einstellung in Bezug auf hybride Arbeitsformen zu ermitteln. Dies kann sehr stark variieren, daher ist es sehr wichtig, möglichst detaillierte Fragen zu stellen. Stelle Fragen zu der Arbeitsform, in der sie sich am wohlsten fühlen würden, und füge am besten noch Beispiele hinzu. Hier sind einige Fragen, die du einfließen lassen könntest: 

  • Wo arbeitest du am produktivsten? Vor Ort oder im Home-Office? 
  • Hättest du die Möglichkeit zu Hause zu arbeiten - würdest du die Möglichkeit nutzen? 
  • Zu welchen Zeiten bist du am produktivsten?  
  • Wie lange fährst du in die Arbeit? 
  • Hättest du Meetings lieber face-to-face oder Online? 
  • Wie viele Tage pro Woche würdest du gerne ins Office kommen? 
  • Wenn es ein Büro näher zu deinem Wohnort gäbe - würdest du es nützen, anstatt ins Büro zu pendeln?  

Sobald du die Ergebnisse der Umfrage ausgewertet hast, weißt du, wie groß die Nachfrage nach Hybridarbeit in deinem Unternehmen ist. So kannst du erkennen, welche flexiblen Arbeitsregelungen den MitarbeiterInnen am meisten zusagen und kannst dein Arbeitsmodell entsprechend anpassen. 

Bedenke, dass Arbeitsmodelle, die für andere Unternehmen funktionieren, nicht die Norm sind und auch für dich passend sind. Deshalb ist es wichtig, dass du dir überlegst, wo dein Unternehmen vor der Pandemie stand, wo dein Unternehmen jetzt steht und wo dein Unternehmen in Zukunft stehen soll.  

Mache eine Bestandsaufnahme, was für dich umsetzbar und was nicht machbar ist. Dies wird der Ausgangspunkt für deinen hybriden Arbeitsplan sein. Beachte dabei, dass am Anfang noch Anpassungen benötigt sein werden. 2

Hybrid Working 3
Hybrid Working: Wichtig ist die richtigen Tools zu finden.

Bei andys wurde von Anfang an Remote work für alle MitarbeiterInnen implementiert. Als Unterstützung werden unterschiedliche digitale Tools angewendet, um einerseits die interne Kommunikation zu erleichtern sowie andererseits übergreifende Aufgaben effizient und engmaschig abarbeiten zu können. Am meisten verwenden wir Teams zur internen Kommunikation sowie andere Tools wie Wrike oder Confluence zur effizienten Koordination von übergreifenden Aufgaben und Dokumentation von Informationen.

Accommodating Hybrid Work 

An erster Stelle steht eine Analyse der Lösungsergebnisse, die durch die Herausforderungen der letzten zwei Jahre notwendig waren. Haben die Lösungen den gewünschten Erfolg gebracht oder hätte es noch andere - bessere - Lösungsansätze gegeben?  

Ziel ist, die Umgebungen vor Ort mit den entfernten Standorten so zu verbinden, dass die MitarbeiterInnen problemlos zusammenarbeiten können und einen perfekten Mix aus Office-Work und Remote-Work erhalten – in der Arbeitswelt nennen wir diese Kombination “work-life-blending”.  

Essenziell dafür ist die Möglichkeit der MitarbeiterInnen, digitale Technologien nützen zu können. Möglicherweise ist eine dementsprechende Investition nötig, beispielsweise in Kommunikationstools und/oder Videokonferenz Systeme. Es ist wichtig bei dieser Entscheidung langfristig zu denken, die Initialinvestition kann kostspielig sein, kann aber die Zufriedenheit deiner Mitarbeiter dauerhaft sichern. 

Definiere Best Practices für die Unternehmens-Kommunikation und ermutige deine Teamleiter, den MitarbeiterInnen klare Erwartungen zu definieren. Diese Ziele sollten auf deine MitarbeiterInnen abgestimmt sein, damit sie auch individuell umsetzbar sind. Daraus ergibt sich beispielsweise ein asynchroner Kommunikationsstil, denn für manche sind Tagesziele wichtig, andere bevorzugen Wochenziele. 

Mit Hybrid Work ist es auch möglich, Mitarbeiter verschiedener Zeitzonen einzustellen und ihnen durch Berücksichtigung ihrer Arbeitszeit entgegenzukommen. Somit sind auch andere KollegInnen nicht an einen Ort oder eine Kernarbeitszeit gebunden. Key-word ist, passende Tools für die bestmögliche Kommunikation untereinander zu finden. 

Zur Unterstützung des Teamgedankens ist es in diesem Arbeitsmodell ganz besonders wichtig, regelmäßige Meetings für alle abzuhalten, in denen man einander entweder persönlich treffen oder aber virtuell dabei sein kann.

Andys hält monatliche Teammeetings ab, zu denen ein Teil persönlich vor Ort ist, andere KollegInnen allerdings virtuell teilnehmen. Diese Möglichkeit der Flexibilität wird unterstützt durch hochwertige digitale Technik, die Meetingrooms sind mit guten Webcams ausgestattet, damit die optimale Atmosphäre für Meetings vorhanden ist. 

Dadurch ist die Motivation des Teams sehr hoch, nachdem jeder flexibel entscheiden kann, ob das Office oder zu Hause der aktuelle Standort für ein produktives Arbeiten darstellen. Auch die privaten Aufgabenstellungen, wie Kinder oder Studium sind dadurch besser und stressfreier zu bewältigen.

Verkleinere dein Büro 

Im Zuge der Implementierung von Hybrid Work solltest du deinen Immobilienbedarf neu evaluieren. Denn wenn nur wenige deiner MitarbeiterInnen das Office nützen, wird es Zeit, in ein kleineres Büro oder in ein Co-Working zu wechseln. 

In diesem Fall kann dann das Hub and Spoke Modell einbezogen werden. Hierbei haben Unternehmen einen kleinen Firmensitz und gewähren ihren MitarbeiterInnen den Zugang zu einem Cluster von Coworking-Spaces, die sich in der Nähe ihres Wohnortes befinden. 

Ein großer Vorteil beim Wechsel zu einem Coworking-Center ist, dass es meistens mehrere Standorte gibt und somit die Mitarbeiter weniger pendeln müssen, sondern rasch eine Office-Infrastruktur zur Hand haben.

Auf der einen Seite kann das Unternehmen seinen CO²-Fußabdruck reduzieren, auf der anderen Seite ist diese Variante bereits Teil des Konzepts der 15-Minuten-Stadt, eines Stadtplanungskonzepts, bei dem die Menschen in einem Umkreis von 15 Minuten von ihrem Wohnort leben und arbeiten können. 

Ein weiterer positiver Effekt ist überdies eine gesteigerte Zufriedenheit deiner MitarbeiterInnen sowie eine Verringerung deiner zusätzlichen Kosten und operativen Tätigkeiten, da die meisten Coworking-Center einen All-in-Service anbieten. 3

Hybrid Working 2
Office Erlebnis dient beim Hybrid Working dazu, mit Gleichgesinnten zu kommunizieren um besser zusammenzuarbeiten zu können

Last but not least verringert das Modell von Hybrid Work auch die Verschwendung von Ressourcen für ein großes Büro, das vom Großteil der MitarbeiterInnen gar nicht mehr genützt wird. It's all about being as agile as possible. 

Schaffe ein gutes Arbeitsplatzerlebnis 

Achte darauf, dass das Arbeitsplatzerlebnis nicht verloren geht. Auch wenn nicht alle MitarbeiterInnen jeden Tag vor Ort sind, sondern einander virtuell sehen und abstimmen, ist es trotzdem wichtig, dass sie einander hier und da auch persönlich treffen.  

Insbesondere für neue Mitarbeiter, die nur die neue Arbeitsweise kennen und virtuell höchstwahrscheinlich nur mit ihrer Abteilung zusammenarbeiten, ist es eine gute Möglichkeit, auch andere KollegInnen kennenzulernen. Es ist von hoher Bedeutung, auch das Arbeiten vor Ort attraktiv zu gestalten, damit die Team Gemeinschaft gestärkt werden kann. 

Hier könnten zum Beispiel regelmäßige Frühstücksmeetings oder after Work Drinks eingeführt werden. Wichtig ist, diese Meetings auf die Vorlieben der MitarbeiterInnen abzustimmen, um ihr Interesse zu wecken.

Hole dir Ideen in deiner MitarbeiterInnen ein, um dafür zu sorgen, dass alle mitmachen und auch wirklich Spaß an diesen Treffen haben. Denn wenn die vor Ort work-experience getrübt wird, könnte dies dazu führen, dass immer mehr MitarbeiterInnen ihre Arbeit lieber von zu Hause aus verrichten. Eintönigkeit am Arbeitsplatz kann für diejenigen, die regelmäßig kommen, ein Anlass sein, ebenfalls zu Hause zu arbeiten. Das wäre einerseits eine Verschwendung von Ressourcen und Investitionen vor Ort, andererseits widerspricht es dem Ziel eines hybriden Arbeitsmodells.

Coworking Area 1
Kooperation ist ein Bestandteil eines guten Hybrid Working

Das Team von andys motiviert sich gegenseitig zu regelmäßigen Treffen im Büro durch after-work-drinks Termine oder eine gemeinsame Mahlzeit, die von einem Team Member gekocht wird. Ein weiterer Fixpunkt ist ein wöchentlicher Coffeetalk via Teams

In den Coffeetalks liegt der Fokus auf privaten Themen, um gegenseitiges Interesse und Anteilnahme am Privatleben der anderen zu fördern. Der Spaß kommt natürlich nie zu kurz.

Auch für das andys Team ist es sehr wichtig, sich immer wieder abzusprechen und zu evaluieren, was funktioniert und was nicht. Und natürlich dauert es manchmal etwas, bis Adaptionen ihre Wirkung zeigen, because Rome wasn't built in a day.  

Schaffe ein gutes Arbeitsplatzerlebnis 

Auf dem Weg zu einem hybriden Arbeitsumfeld, das optimal auf dein Unternehmen abgestimmt ist, solltest du immer wieder das Feedback deiner Mitarbeiter einholen. Stelle sicher, dass deine Mitarbeiter mehr als eine Möglichkeit haben, ihre Gedanken mitzuteilen. 

Ein Beispiel wäre etwa ein ständig aktiver Slack-Kanal, der ausschließlich dem Feedback der Mitarbeiter gewidmet ist. Darüber hinaus könntest du zusätzlich vierteljährliche Feedback-Umfragen an deine Mitarbeiter verschicken. So kannst du am besten evaluieren, wie es ihnen damit geht und welche Verbesserungsvorschläge es gibt.

Anschließend solltest du auch ein vierteljährliches Feedback von deinen Teamleitern einholen, um ihre Empfehlungen einzuholen, ob das Konzept für dein Unternehmen funktioniert oder ob es noch etwas angepasst werden muss. Ein hybrider Arbeitsplatz ist nicht von heute auf morgen umsetzbar, sondern benötigt Arbeit und Vertrauen. 4

Fazit

Früher galt das Hybridmodell als die letzte alternative Arbeitsform. Da aber immer mehr Arbeitnehmer Flexibilität fordern und es bewiesen ist, dass das Arbeiten von zu Hause aus möglich ist, wird es immer häufiger mit eingebunden und erweitert.  

Unternehmen sollten auf die Bedürfnisse ihrer Belegschaft eingehen. Andernfalls riskieren sie, Talente an andere Arbeitgeber zu verlieren, die dies bereits tun. Dieses Modell ist aber auch für das Unternehmen selbst mit vielen Vorteilen verbunden, da es nicht mehr geografisch gebunden ist, wenn nach neuen Talenten gesucht wird. Somit ist es möglich, die besten Talente weltweit für sich zu gewinnen und sich nicht auf den Nächstbesten reduzieren zu müssen.  

Quelle:

  1. Hybrid Work - 12 Tipps & Trends für hybrides Arbeiten | heycater!
  2. https://envoy.com/blog/what-is-a-hybrid-work-model/
  3. Future of work is asynchronous (fastcompany.com)
  4. Is hybrid work the future of the workplace? | Envoy

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